초보 사장님 연말정산 주의사항&서류

연말정산을 준비하느라 바쁜 직장인들. 하지만 직장인만큼 연말정산에 신경을 쓰는 분들이 있어요. 바로 사장님이죠. 더 구체적으로 말하자면 사업을 시작한 지 얼마 안 된 초보 개인사업자 사장님이에요. 직원들이 연말정산 자료를 제출하면 직원들의 한 해 근로소득세 정산을 책임져야 하는 사장님 입장에서도 알아두어야 할 것들이 있거든요. 큰 회사는 보통 연말정산 담당자가 있기도 하지만, 개인사업자 사장님들은 연말정산까지 스스로 챙겨야 하기에 더 자세히 알아 둘 필요가 있답니다. 그래서 준비했어요. 초보 개인사업자 연말정산 가이드! 지금부터 소개해 드릴게요.

1. 개인사업자 연말정산의 기본 원리

개인사업자 연말정산을 진행할 때도 직원들과 마찬가지로 기본 원리를 알면 좀 수월해요. 사장님은 매달 원천징수 금액을 신고 및 납부하죠. 그런데 사장님이라면 이 원천징수 금액이 대략적인 금액이라는 것 정도는 아실 거예요. 그래서 연말정산은 일 년 동안 납부한 근로소득세를 정확하게 정산하는 절차고요.

이때, 회사에서 직원으로부터 원천징수한 금액이 연간 근로소득세 보다 많다면 다음 해 2월 또는 3월에 그 차액만큼을 월급날 함께 지급하게 됩니다. 반대로 연간 근로소득세 보다 원천징수 금액이 적다면? 이 땐, 당연히 그 차액만큼을 빼고 월급을 지급하면 되죠.

이처럼 직원들과 사장님의 연말정산은 그 원리가 같아요. 이때, 직원들이 준비해야 할 서류와 함께 사장님이 준비해야 할 서류가 있는데요. 사장님은 직원들이 제출한 자료를 연말정산 과정에 포함시켜야 한답니다. 소득공제 신고서, 소득공제 증빙서류, 부양가족 공제 증빙용 주민등록 등본 등이 대표적이죠.

요즘은 연말정산 간소화 서비스에 웬만한 자료들은 다 수록이 되어 있어요. 다만, 회사별로 초등 입학 전 자녀의 교육비나 안경 또는 렌즈 구입비용 등은 누락될 수 있으니 간소화 자료에 있더라도 따로 첨부를 요구하기도 합니다.

직원들에게 필요한 자료를 다 받았다면, 사장님이 준비해야 하는 연말정산 자료들을 알아볼까요?

2. 사장님이 챙겨야 할 연말정산 서류

1) 지급명세서

직원의 연말정산을 위해 사장님은 근로소득 지급명세서를 세무서에 제출해야 해요. 소득세법에 따르면 [근로소득세를 납부해야 하는 개인에게 소득을 지급하는 자(사장님)는 근로소득 지급명세서를 제출해야 한다.]라고 명시되어 있거든요. 지급명세서는 홈택스에서 전자제출하면 되는데요. 지급명세서 제출은 전자제출을 원칙으로 합니다.

• 지급명세서 제출 방법: 홈택스 → 신청/제출 →  지급명세서 → 해당 지급명세서 선택 → 제출

2) 원천징수 관련 서류

① 원천 징수 영수증

원천징수영수증은 회사에서 근로소득을 지급할 때, 직원이 내야 하는 세액을 대신해 미리 징수했다는 걸 증명하는 서류예요. 공제금액, 인적 사항 등을 포함하고 있죠. 원천징수 영수증은 직원에게 전달합니다.

② 근로 소득 원천 징수부

근로소득 원천징수부는 직원들의 근로소득 지급 중 원천징수에 관한 사항(공제, 감면 등)을 기록한 서류예요. 이 서류는 반드시 작성해야 하며 회사에 보관해야 합니다.

③ 원천징수 이행상황 신고서

연말정산이 끝나고 보통 2월 중 환급 또는 추가 납부가 이루어지는데요. 그 내역에 대한 원천징수 이행상황 신고서를 다음 달인 3월 10일까지 제출해야 해요. 만약 원천세 반기 납부 대상 사장님이라면 연말정산이 포함된 6월까지의 원천징수 내역에 연말정산의 내용을 포함시켜 다음 달인 7월 10일까지 제출하면 되고요.

3. 직원의 연말정산이 잘못되었다면?

직원들의 연말정산을 할 때 주의해야 할 게 있어요. 바로 공제가 증명되는 서류들을 빠짐없이 첨부하는 일과 근로소득 중 비과세 근로소득을 가려내는 거죠. 이러한 내용은 원천징수 의무자(사장님)가 꼼꼼히 살펴봐야 해요. 그렇지 않으면 중복이나 과다 공제로 인해 가산세를 물게 될 수도 있거든요. 그래서 보통 회사에서는 원천징수 의무자인 사장님이 한 번 검토하고 세무사를 통해 또다시 검토를 맡기는 작업을 병행한답니다.

특히나 인적공제의 경우, 인적공제 대상자의 연간 소득이 100만 원(총 급여 500만 원)을 넘기면 안 되는데 이는 직원을 통해서 확인해야 할 사항이죠. 또, 비과세 근로소득의 경우, 애초에 이 소득에 대한 세금을 내지 않았기 때문에 연말정산에 포함시키면 안 되는 내역입니다. 비과세 근로소득에는 식대와 자가운전보조금, 근로 장학금, 보육관련, 국외근로소득 포함 연구보조 및 활동비, 전공의 수련보조수당 등이 있어요.

원천징수 관련 가산세는 납부하지 않았거나 과소 신고된 금액에서 일정 비율만큼을 내게 되는데요. 다음과 같은 계산법을 따라 가산세가 결정된답니다.

• 가산세 계산 : 미납세액 × 3% + (과소·무납부세액 × 2.2/10,000 × 경과일수) ≦ 50%

다만, 법정신고 기한이 지났더라도 수정신고를 통해 빠르게 정정한다면 이 역시 가산세를 감면받을 수 있는데요. 법정 신고 기한이 지난 후 1개월 이내 신고한다면 가산세의 무려 90%를 감면받을 수 있으므로 아차 하는 순간 바로 수정신고를 해주시면 됩니다.(2년 경과 후에는 가산세 감면 혜택 없음)

<연말정산 과다공제 수정신고 가산세 감면율>

• 1개월 이내：90%
• 1개월 초과 ~ 3개월 이내：75%
• 3개월 초과 ~ 6개월 이내：50%
• 6개월 초과 ~ 1년 이내：30%
• 1개월 초과 ~ 1년 6개월 이내：20%
• 1년 6개월 초과 ~ 2년 이내：10%

오늘은 연말정산할 때, 원천징수 의무자(사장님)이 알아두어야 할 사항들에 대해 정리해 봤어요. 혼자 사업을 운영하다가 직원이 들어오면서 처음으로 직원의 연말정산을 해야 하는 경우 등 초보 사장님들은 이 글을 저장해 두고 가이드를 삼아 천천히 준비하면 생각만큼 어렵지 않을 거예요. 혹시 혼자 하기 어려운 경우라면 세무사의 도움을 받아 정확한 연말정산을 진행하시는 걸 추천합니다. 과다공제로 인한 가산세 납부의 위험이 있으니까요. 근로자 여러분, 그리고 사장님들! 2024 연말정산 미리미리 준비해 2023년 성공적으로 마무리하시기 바랍니다.

- 해당 콘텐츠는 2023. 11. 19 기준으로 작성되었습니다.

- 해당 콘텐츠의 내용은 일반적인 정보를 참고 목적으로만 제공하고 있으며, 개개인의 상황에 따라 달리 적용될 수 있습니다.

따라서 콘텐츠를 통해 취득한 일반적인 정보로 인한 직간접적 손해에 대해서 당사는 법적 책임을 지지 않음을 알려드립니다.

ⓒ자비스앤빌런즈, 무단 전제 및 배포 금지