실무에서 먹히는 엑셀 함수 정리 6가지

직장인들에게 가장 다루기 어려운 문서 툴을 묻는다면? 단연 엑셀을 가장 많이 언급할 거예요. 비교적 쓰기 쉬운 PPT나 워드에 비해서 낯선 함수들이 가득하기 때문이죠.😨

하지만 어렵다고 해서 마냥 피할 수만은 없겠죠? 그래서 준비했어요! 엑셀과 더 친해지고 싶은 분들은 주목해 주세요.💁🏻‍♂️ 바로 써먹는 실무 엑셀 함수, 필수 기능들만 쏙쏙 뽑아서 알려드릴게요.📢

실무에서 꼭 필요한 엑셀 함수 6가지

1. IF/IFS 함수

'IF'는 '만약 ~라면'이라는 뜻의 영어 단어인데요. 어떤 사실을 가정하는 의미를 가지고 있죠. 그래서 IF 함수도 어떤 조건을 만족하는 경우일 때 특정 결과값이 나타나는 엑셀 함수예요. 보통 아래와 같은 형식으로 되어 있죠.

=IF(Logicla_test, [Value_if_true], [Value_if_false])

이것만 봐서는 조금 어려우실 거예요.🙄 예를 들어볼게요. 아래는 A회사의 매출액과 매출 목표액을 나타낸 엑셀 표인데요.

매출액이 매출 목표액을 넘기면 '달성', 넘기지 못하면 '미달'이라고 표시하려고 해요. 사실 이렇게 간단한 표는 달성 여부가 한눈에 보이긴 하죠.😓

그런데 상품이 100개, 1000개가 넘어간다면? 일일이 달성 여부를 확인하기 어려울 거예요. 이럴 때 IF 함수를 쓰는 거죠! 방법은 간단해요. [D3] 셀에 IF 함수를 입력하고 [D6] 셀까지 채우기 핸들을 드래그해 복사하면 됩니다.

=IF(B3>=C3, “달성”, “미달”)

이 함수는 매출액이 매출 목표액보다 크거나 같다면 '달성'을 표시하고 그렇지 않다면 '미달'을 표시하라는 뜻이에요.

IFS 함수도 있는데요. 엑셀 2016 버전부터 추가된 함수죠. IFS 함수는 어떤 값을 중첩하고자 할 때 써요. 아래와 같이 나타내죠.

=IFS(Logical_test1, Value_if_true1, [Logical_test2, Value_if_true2], [Logical_test3, Value_if_true3], TRUE,...)

'=IFS(조건1, 조건1의 참값, [조건2, 조건2의 참값], [조건3, 조건3의 참값], 나머지 경우, 그 외의 값)'라는 뜻이에요. 예를 들어 배송비 같은 비용을 책정할 때 이 함수를 쓸 수 있어요.

=IFS(B2<101, "5,000원", B2<501, "2,500원", B2<1001, "무료", TRUE, "문의")

[A] 셀이 고객명, [B] 셀이 주문 수량, [C] 셀이 배송비라고 할 때 위에 있는 함수는 다음과 같이 읽어요. 주문 수량이 101개 미만이면 5,000원, 주문 수량이 501개 미만이면 2,500원, 주문 수량이 1,001개 미만이면 무료, 그 외는 '문의'라는 뜻이죠.

2. VLOOKUP/HLOOKUP 함수

실무 엑셀 함수 중 가장 널리 쓰이는 함수입니다. VLOOKUP 함수는 첫 번째 열에서 세로 방향으로 데이터를 검색하고 원하는 값을 추출하는 함수예요. HLOOKUP 함수는 첫 번째 행에서 가로 방향으로 데이터를 검색하고 원하는 값을 추출하는 함수죠.🔎

제품코드에 맞는 제조사 목록을 채우고 싶을 때 즉 [E] 셀의 내용을 채우고 싶다면 우선 [E2] 셀에 아래의 내용을 입력해 주세요.

=VLOOKUP(D2, $G$2:$H$6, 2, 0)

'[D2] 셀의 제품 코드를, [G2:H6] 셀의 세로 표 목록에서 검색하여, 표 목록 2열에 위치한 제조사 목록을 가져온다, 정확히 일치해야 한다'라는 뜻이에요. 그다음 [E6] 셀까지 드래그 해 복사하면 제품 코드에 맞는 제조사를 간단하게 표시할 수 있죠.

HLOOKUP 함수는 아래 표처럼 가로 방향으로 입력된 제품 코드에 따른 제조사를 입력할 수 있게 해 줘요.

그러니까 [E2] 셀에 '=HLOOKUP(D2,$H$2:$L$3, 2, 0)'라는 함수를 입력하고 [E6] 셀까지 드래그 해 복사하면 제품 코드에 맞게 제조사를 표시할 수 있게 되는 거죠.

3. COUNT 함수

엑셀을 사용하다 보면 숫자를 세야 할 경우가 많아요. 이때 필요한 실무 엑셀 함수가 바로 COUNT 함수입니다.

COUNT 함수는 숫자가 입력된 셀의 개수를 세는 함수예요. COUNT(A2:A8)라고 쓰면 [A2] 셀에서 [A8] 셀까지 범위 중 숫자가 입력된 셀 개수를 셀 수 있습니다.

COUNTA 함수는 지정한 범위 내에서 공백을 제외한 모든 데이터의 개수를 세는 함수예요. COUNT(A2:A8)라고 쓰면 [A2] 셀에서 [A8] 셀까지의 범위 중 공백을 제외하고 뭔가 쓰여 있는 셀 개수를 세 주죠.

COUNTBLANK 함수는 COUNTA 함수와 반대로 범위 내에서 공백이 있는 셀 개수를 세는 함수예요.

4. SUM 함수

숫자를 세는 만큼 필수 기능. 숫자를 더하는 기능이죠. 실무 엑셀 함수 중 사용하기 가장 쉽고 유용한 함수.

SUM 함수는 각 셀을 더하거나 숫자를 더할 때 써요. 즉, 셀 범위의 합계를 구할 때 쓰는 함수죠. 예를 들어 =SUM(A1, A5)는 [A1] 셀과 [A5] 셀의 합계라는 뜻이에요.

SUM 함수에 IF를 넣어 조건을 달 수도 있는데요. 그게 바로 SUMIF 함수예요. 예를 들어 의류를 파는 회사에서 꽃무늬가 들어간 티셔츠 수량을 파악하려고 해요.

[C] 셀은 무늬, [E] 셀은 재고 수량일 때, 꽃무늬 제품의 재고를 알고자 한다면 '=SUMIF(C2:C8, “꽃무늬”, E2, E8)'라고 입력하면 됩니다. [C2:C8] 셀 범위에서 “꽃무늬”를 찾고 [E2:E8] 셀 범위에서 찾은 값의 합계라는 뜻이죠.

5. 통계 함수

엑셀을 통해 통계값을 구하는 경우가 많습니다. 다양한 통계 함수도 소개해 드릴게요.

= AVERAGE(인수1, 인수2…): 인수의 평균 값을 구하는 함수

= MAX(인수1, 인수2…): 인수 중 가장 큰 값을 구하는 함수

= MIN(인수1, 인수2…): 인수 중 가장 작은 값을 구하는 함수

= LARGE(범위, n번째): 범위 중 n번째로 큰 값을 구하는 함수

= SMALL(범위, n번째): 범위 중 n번째로 작은 값을 구하는 함수

=RANK(인수, 범위, 논리 값): 지정된 범위 안에서 순위를 구하는 함수

6. 텍스트 함수

= LEFT/RIGHT(텍스트, 개수): 텍스트의 왼쪽/오른쪽부터 지정한 개수만큼 표시하는 함수

= MID(텍스트, 시작 위치, 개수): 텍스트의 시작 위치부터 지정한 개수만큼 표시하는 함수

= LOWER/UPPER(텍스트): 텍스트를 모두 소문자/대문자로 표시하는 함수

= PROPER(텍스트): 텍스트의 첫 글자만 대문자로 표시하는 함수

= SUBSTITUTE(텍스트, 인수1, 인수2): 텍스트에서 인수1을 인수2로 변경하는 함수

지금까지 실무 엑셀 함수에 대해 알아보았어요. 이 정도만 알아두어도 실무에서 아주 유용하게 쓰실 수 있으니 꼭 참고하시길 바랄게요.

하지만 중요한 점은 직접 한 번씩 해봐야 해요.👨🏻‍💻 눈으로 보면서 읽어볼 땐 이해가 되지만 나중에 실제 적용하려면 어려울 수 있어요. 실습으로 몇 번 해보시고 익숙해지면 나중에 따로 찾아보지 않고 능수능란하게 엑셀을 만드는 날이 올 거예요.😊